EG-2018-09-10

Précédente AGE-2018-07-09 - Suivante EG-2018-10-08.

Ordre du jour​

• 18h00 : Rappel des épisodes précédents
• 18h30 : Démarrage de l’EG > Pour se chauffer les neurones ! Trouver des noms pour les 3 mandats annuels de l’association (représentant politique, gestion financière et RH, respect des statuts, de la charte, du règlement intérieur...)
• 18h40 : Rappel de l’organisation, du fonctionnement, des règles du débat et distribution des rôles
• 18h50 : Restitution des travaux des cercles
• 20h10 : Élection sans candidat des mandats annuels
• 20h30 : Point sur les événements passés et à venir
• 20h40 : Apéro!

Déroulé de l'EG

Propositions de noms pour les 3 mandats

Propositions de noms pour les mandats.

Les noms n’ont pas été choisis. Le choix sera fait lors de l’élection sans candidat pour les mandats.

Organisation, fonctionnement et distribution des rôles

L’association fonctionne avec une gouvernance partagée. Les décisions importantes sont prises lors des ébullitions générales, qui rassemblent l’ensemble des adhérents.

Elles sont prises selon le principe du consentement.

Les adhérents se réunissent par cercles. Ce sont des groupes de travail thématique qui présentent leurs travaux lors des ébullitions et peuvent solliciter les adhérents lors de décisions importantes à prendre. Pour le reste, ils sont autonomes, dans la limite de leur champ de compétences.

Les adhérents et non adhérents peuvent se regrouper également par chantier, qui sont des groupes de travail ponctuels, par exemple pour l’organisation d’un événement.

Chaque cercle et chantier a un ou une référent·e qui est la personne à contacter si l’on veut rejoindre un cercle ou un chantier.

• Lien vers le Google Doc des cercles et chantier : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JYc946Mnfv4JhKIxn12pnUiRvgeSAzvQm_fQIp2Vaj4/edit#gid=367201652

Rôles de la soirée

• Mémoire : Julien
• Gestion du temps : Clément
• Médiatrice : Phanmaly
• Animatrice : Marion

2 nouvelles personnes sont présentes à l’Ébullition : Mathieu et Patrick.

Restitution des travaux

Cercle Gestion du quotidien : par Sylvain

Choix à faire concernant les outils numériques et leur hébergement. Deux options d’outil wiki (=outil collaboratif permettant d’édition du texte, par exemple les ODJ et CR des ébullitions, mais aussi les travaux des cercles..., d’échanger, faire des commentaires et ajouter des liens, des fichiers...) :

1. L’un utilise un langage spécial (syntaxe wiki), moins facile à appréhender pour les débutants. C’est celui qui est utilisé actuellement (en mode test avec le logiciel libre Dokuwiki).
2. L’autre, MediaWiki est plus simple (avec l'aide d'une extension) et s’apparente pour l’utilisateur à un traitement de texte classique.

Préférence pour ce dernier : autonomie, mise en place à distance, simplicité d’un traitement de texte classique etc..

Choix d’héberger ce MediaWiki sur un hébergement propre à l’association Poivre, pour plus d’autonomie.

Pour les outils déjà en place : Dolibarr (outil de gestion des adhérents, des cotisations, de la compta...) et site internet Poivre.

Choix de maintenir Dolibarr sur hébergement d’Olivier via sa société. Ainsi, l’hébergement sera gratuit pour Poivre. Olivier assure l’utilisation de l’outil pour

l’association. Mais une question reste soulevée : Est ce qu’Olivier serait ok pour continuer à gérer Dolibarr s’il était hébergé ailleurs ?

Maintien également du site internet Poivre, mais qui ne sera qu’un site institutionnel.

Un nouveau site Bulle sera développé (voir plus loin proposition du cercle communication) et sera hébergé avec le MediaWiki, donc en autonomie pour

l’association.

Décisions : Nous décidons de laisser Dolibarr chez Olivier et créer un hébergement propre pour le wiki et le nouveau site Bulle, avec une formation en interne (qui serait là pour les documents collectifs créés) et voir si c’est viable comme ça.

À faire : Sylvain se propose de créer l’hébergement dans le mois. Nous proposerons un nom de domaine pour la Bulle lors de la prochaine Ébullition le 08/10/18.

Cercle Communication ​: par Rhéa

Finalisation du Logo, avec ses déclinaisons et la charte graphique.

Finalisation des billets avec une dernière amélioration apportée au verso.

Il faudra juste rajouter au verso ​le nom de la monnaie "La Bulle​"​ : Monnaie Locale en Charente.

Sur la communication, l’idée est désormais de séparer la communication de Poivre et la Bulle. Il est donc proposé d’avoir un site indépendant pour la Bulle, afin d’avoir un message plus cohérent, notamment auprès des professionnels et ne pas avoir 2 noms. Le site Poivre reste et servira de vitrine institutionnelle de l’association.

Rhéa présente une proposition de contenu pour le site Bulle, avec plusieurs rubriques. Lionel évoque l’idée d’une carte avec tous les commerçants adhérents pour tout de suite voir où dépenser la Bulle et proposer une diffusion “gratuite” complémentaire aux commerçants adhérents.

Décisions : Nous validons les visuels des billets avec l’ajout à apporter. Nous validons également l’idée du site Bulle (qui sera plus tard jumelé avec une page facebook, instagram, YouTube)

À faire : Transmettre les visuels des billets au cercle Fabrication et gestion des billets. Travailler sur les outils (supports) de communication à mettre en place, notamment pour la prospection des professionnels. Développer le contenu du site Bulle sur Wordpress.

Cercle Fabrication et gestion de la monnaie​ : par Marion

L’imprimerie Valantin, imprimeur local qui nous a sollicité car intéressé à imprimer la monnaie, nous propose finalement un devis 3 fois plus cher que le devis de l’imprimeur parisien (environ 4000/5000€).

Discussions autour des critères de choix : Le prix ne devrait pas être le seul critère mais l’écart est à ce jour trop important. Voir avec Valantin ce qu’il peut faire au niveau du tarif.

Question : Est ce que la prime d’assurance serait moins chers si les billets étaient numérotés ?

!!! APPEL !!! Actuellement 3 personnes dans ce cercle. Il s’agit d’une mission essentielle et importante pour le projet. Besoin de plus de personnes pour assurer la mission globale (fabrication, sécurisation, impression, distribution, gestion de la monnaie en circulation).

À faire : Contacter l’imprimerie Valantin pour voir s’il peut faire un geste sur le devis.