EG-2018-09-10

Précédente AGE-2018-07-09 - Suivante EG-2018-10-08.

Ordre du jour​

• 18h00 : Rappel des épisodes précédents
• 18h30 : Démarrage de l’EG > Pour se chauffer les neurones ! Trouver des noms pour les 3 mandats annuels de l’association (représentant politique, gestion financière et RH, respect des statuts, de la charte, du règlement intérieur...)
• 18h40 : Rappel de l’organisation, du fonctionnement, des règles du débat et distribution des rôles
• 18h50 : Restitution des travaux des cercles
• 20h10 : Élection sans candidat des mandats annuels
• 20h30 : Point sur les événements passés et à venir
• 20h40 : Apéro!

Déroulé de l'EG

Propositions de noms pour les 3 mandats

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Les noms n’ont pas été choisis. Le choix sera fait lors de l’élection sans candidat pour les mandats.

Organisation, fonctionnement et distribution des rôles

L’association fonctionne avec une gouvernance partagée. Les décisions importantes sont prises lors des ébullitions générales, qui rassemblent l’ensemble des adhérents.

Elles sont prises selon le principe du consentement.

Les adhérents se réunissent par cercles. Ce sont des groupes de travail thématique qui présentent leurs travaux lors des ébullitions et peuvent solliciter les adhérents lors de décisions importantes à prendre. Pour le reste, ils sont autonomes, dans la limite de leur champ de compétences.

Les adhérents et non adhérents peuvent se regrouper également par chantier, qui sont des groupes de travail ponctuels, par exemple pour l’organisation d’un événement.

Chaque cercle et chantier a un ou une référent·e qui est la personne à contacter si l’on veut rejoindre un cercle ou un chantier.

• Lien vers le Google Doc des cercles et chantier : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1JYc946Mnfv4JhKIxn12pnUiRvgeSAzvQm_fQIp2Vaj4/edit#gid=367201652

Rôles de la soirée

• Mémoire : Julien
• Gestion du temps : Clément
• Médiatrice : Phanmaly
• Animatrice : Marion

2 nouvelles personnes sont présentes à l’Ébullition : Mathieu et Patrick.

Restitution des travaux

Cercle Gestion du quotidien ​ : par Sylvain

Choix à faire concernant les outils numériques et leur hébergement. Deux options d’outil wiki (=outil collaboratif permettant d’édition du texte, par exemple les ODJ et CR des ébullitions, mais aussi les travaux des cercles..., d’échanger, faire des commentaires et ajouter des liens, des fichiers...) :

1. L’un utilise un langage spécial (syntaxe wiki), moins facile à appréhender pour les débutants. C’est celui qui est utilisé actuellement (en mode test avec le logiciel libre Dokuwiki).
2. L’autre, MediaWiki est plus simple (avec l'aide d'une extension) et s’apparente pour l’utilisateur à un traitement de texte classique.

Préférence pour ce dernier : autonomie, mise en place à distance, simplicité d’un traitement de texte classique etc..

Choix d’héberger ce MediaWiki sur un hébergement propre à l’association Poivre, pour plus d’autonomie.

Pour les outils déjà en place : Dolibarr (outil de gestion des adhérents, des cotisations, de la compta...) et site internet Poivre.

Choix de maintenir Dolibarr sur hébergement d’Olivier via sa société. Ainsi, l’hébergement sera gratuit pour Poivre. Olivier assure l’utilisation de l’outil pour

l’association. Mais une question reste soulevée : Est ce qu’Olivier serait ok pour continuer à gérer Dolibarr s’il était hébergé ailleurs ?

Maintien également du site internet Poivre, mais qui ne sera qu’un site institutionnel.

Un nouveau site Bulle sera développé (voir plus loin proposition du cercle communication) et sera hébergé avec le MediaWiki, donc en autonomie pour

l’association.

Décisions : Nous décidons de laisser Dolibarr chez Olivier et créer un hébergement propre pour le wiki et le nouveau site Bulle, avec une formation en interne (qui serait là pour les documents collectifs créés) et voir si c’est viable comme ça.

À faire : Sylvain se propose de créer l’hébergement dans le mois. Nous proposerons un nom de domaine pour la Bulle lors de la prochaine Ébullition le 08/10/18.